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Catch-All schnappt sich die Mails

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Sie ist schnell und in der Regel kostenfrei am gewünschten Ziel, verbraucht kein Papier und kann mittlerweile sogar von unterwegs abgerufen werden: Die Rede ist von der E-Mail. Insbesondere Unternehmen setzen auf das moderne Kommunikationsmittel und sorgen somit dafür, dass der klassische Brief nur noch ein Schattendasein fristet. Doch der Fehlerteufel ist auch auf dem elektronischen Wege unterwegs. Eine Möglichkeit, um trotz vom Sender falsch eingegebener Adresse (fast) jede Mail zu erhalten, ist die Catch-All-Funktion.

Wer kennt das nicht: In der Hektik vertippt man sich bei der Angabe des Empfängers und schon landet eine E-Mail im Online-Nirwana beziehungsweise wird gar nicht erst verschickt. Zwar informieren uns für gewöhnlich die sogenannten Delivery Status Notifications (DSN) über die nicht erfolgte Zustellung, allerdings geschieht das unter Umständen mit zeitlicher Verzögerung. Möglicherweise erfährt der Sender so erst viel später von seinem Missgeschick oder bemerkt dieses gar nicht und stellt den Kontaktversuch entnervt ein. Für Firmen oder Selbstständige mit eigener Domain eine Horrorvorstellung. Eine Lösung ist die Einrichtung der Catch-All-Funktion. Um die Arbeitsweise dieser Funktion zu verstehen, muss man zunächst die Gegebenheiten im E-Mail-Verkehr kennen.

Die E-Mail: Lokalteil und Domänenteil

Wenn eine Mail verschickt wird, kommunizieren vereinfacht gesagt lediglich zwei Server miteinander. Erhält der zuständige Server des Empfängers ein entsprechendes Signal des Sender-Servers, ordnet er die Nachricht der genauen Adresse zu. Eine E-Mail besteht daher im Grunde aus zwei Teilen, die durch das @-Zeichen getrennt werden: dem Lokalteil und dem Domänenteil. Der Lokalteil legt fest, welche Adresse innerhalb einer Domain angesprochen werden soll. Im Domänenteil wird, wie der Name schon sagt, die genaue Domain bestimmt. Wer keine eigene Domain besitzt, verwendet heutzutage die Mailserver von E-Mail-Providern wie GMX, Web.de und Yahoo Mail (daher enden Adressen dieser Anbieter beispielsweise mit @gmx.de). Die Zustellung einer Mail erfolgt nur, wenn der eingegebene Lokal- und Domänenteil in dieser Kombination existiert.

Für Unternehmen und Freischaffende ist es schon aus Gründen der Seriosität üblich und ratsam eine eigene Domain zu unterhalten. Mit einer solchen kann die Catch-All-Funktion aktiviert werden. Dabei handelt es sich um einen Weiterleitungsservice, der sämtliche an eine Domain adressierte Nachrichten unabhängig vom Lokalteil an eine frei wählbare Adresse innerhalb dieser Domain schickt. Hat man zum Beispiel eine Internetseite namens www.example.com mit dazugehöriger und mit Catch-All versehener E-Mail-Adresse beispiel@example.com, so könnte der lokale Teil „beispiel“ bei einer entsprechenden Einstellung genauso gut durch jede denkbare Zeichenkombination ersetzt werden. Catch-All-Adressen sind üblicherweise bei jedem Bezahlanbieter (z.B. 1&1, Strato, 1blu) als Option wählbar.

Catch-All: Mehr Nachrichten, mehr Spam

Dadurch ergeben sich mehrere Vorteile. Zum einen gelangen auf diese Weise auch E-Mails ins Postfach, deren Zieladressen im Lokalteil einen Tippfehler enthalten oder schlicht nicht existent sind. Der Haken daran: Ist der Domänenteil falsch geschrieben, nützt Catch-All überhaupt nichts, die DSN lässt grüßen. In größeren Betrieben mit vielen Adressen unter einer Domain ist es mitunter notwendig, den gesamten Mailverkehr an einem Ort gebündelt abrufen zu können. Für einen solchen Fall wäre diese Art der Weiterleitung zu einer Sammel-Mailbox durchaus geeignet. Allerdings lässt sich das ebenso über manuelle Einstellungen für jede lokale Adresse einrichten. Ersparen würde man sich ohne Catch-All definitiv zusätzliche Arbeit. Denn wer prinzipiell sämtliche Nachrichten annimmt, bekommt prinzipiell mehr Spam ab. Normalerweise werden Mails abgewiesen, die einen erfundenen Empfänger aufweisen. Mit aktiviertem Catch-All werden diese stattdessen gespeichert und belasten das System. Immerhin verursacht man dadurch kein Backscatter (engl. Rückstreuung): Junk- oder Spam-Mails verwenden oftmals fremde Adressen als Absender. Werden solche Nachrichten dann nicht zugestellt, erhalten nicht die Verursacher die entsprechende Delivery Status Notification, sondern zu deren Frust die eigentlichen Inhaber der Adresse. Schlimmer als erfundene Empfänger-Adressen sind erfundene Absender-Adressen im Zusammenhang mit der eigenen Domain. Bei aktiviertem Catch-All würden zurückgewiesene Spam-Mails (sogenannte Bounces) in der Sammel-Mailbox landen und damit ein „blacklisting“ riskieren. Als scheinbarer Verursacher von Junk und Co. reagieren die Server anderer Nutzer in der Folge mit Ablehnung oder ähnlichen Maßnahmen auf ihre Nachrichten.

Sauberes Postfach dank sauberer Konfiguration

Generell sollte man (wenn überhaupt) Catch-All nur penibel konfiguriert verwenden. Dazu zählt eben nur Mails annehmen zu lassen, die an eine bekannte Adresse unter der Domain gerichtet sind. Zudem gibt es je nach Anbieter verschieden wirksame und teilweise kostenpflichtige Virenscanner und Anti-Spam-Maßnahmen, die das Mailaufkommen spürbar verringern. Letztlich empfiehlt es sich trotzdem das Postfach selbst regelmäßig zu prüfen.