Name/Branche
PLZ/Ort
DasÖrtliche
DasTelefonbuch
GelbeSeiten

Fünf Tipps, wie man sein E-Mail-Management optimiert

eMail-Management-Tipps

E-Mails ermöglichen eine schnelle und ressourcensparende Kommunikation zwischen Menschen auf der ganzen Welt. Nicht nur im Arbeitsumfeld hat die elektronische Post Einzug in unseren Alltag gehalten, sondern auch privat. Doch längst ist klar, dass die ständige Erreichbarkeit, das Lesen und das Beantworten von Nachrichten Stress auslöst. Wie man am besten den Umgang mit E-Mails managen kann, zeigen unsere Tipps.

Tipp 1: Erst die Arbeit, dann die E-Mails

E-Mails sind wichtig für die Kommunikation. Von der Arbeit ablenken dürfen sie einen aber natürlich trotzdem nicht. Das Lesen und Beantworten von E-Mails kostet häufig viel Zeit. Das lenkt oftmals vom eigentlichen Tagesgeschäft ab. Je häufiger am Tag Mails im Posteingang auftauchen, umso stärker ist dieser Effekt. Umfragen ergaben, dass viele Mitarbeiter das Gefühl haben, den ganzen Tag beschäftigt gewesen zu sein, obwohl sie nur E-Mails beantwortet haben. Daher empfiehlt es sich, feste Zeiten für das Checken der Mails einzuplanen. Am besten, man plant gleich zu Beginn der Arbeitszeit einen festen Zeitraum ein, in dem man E-Mails checkt-oder am Ende des Arbeitstages. Das erspart eine Menge Zeit. Auf diese Weise kann man bereits einen Gang herunter schalten und gebündelt Mails bearbeiten statt einzeln. Auch privat empfiehlt es sich die Häufigkeit des Mail-Abrufs gering zu halten.

Tipp 2: Was weg ist, ist weg

Sind die E-Mails gecheckt, ist es ratsam, zunächst sämtliche Mails zu beantworten, die nur wenig Zeit in Anspruch nehmen. Andernfalls sammeln sich diese zu einem großen Haufen an, der in der Konsequenz deutlich mehr Aufwand bereitet. Für dringende Aufgaben, für die man allerdings für den Moment zu lange brauchen würde, kann man eine feste Uhrzeit für die Bearbeitung einplanen. Im Optimalfall hat man bis zum Abend sämtliche Mails beantwortet. Das beruhigt das Gewissen und verhindert, dass der Folgetag mit unerledigten Aufgaben belastet wird.

Tipp 3: Gut sortiert ist halb gewonnen

Nicht immer lassen sich Mails schnell und unkompliziert abhaken. Manche müssen über einen längeren Zeitraum aufbewahrt oder archiviert werden, bei anderen wartet man auf eine Rückmeldung. Um trotzdem den angenehmen psychologischen Effekt eines leeren Posteingangs zu bewahren, kann man solche Nachrichten in Ordner sortieren. Die Ordnerstruktur sollte klar und übersichtlich sein und am besten langfristig angelegt werden. Zu vermeiden sind Begriffe, die eine ähnliche Bedeutung haben und somit den Sortiervorgang verkomplizieren. Aufpassen muss man allerdings, dass einsortierte Mails nicht in Vergessenheit geraten. Ein Ordner „Offen“ oder „Zu erledigen“ kann da Abhilfe schaffen. Zu viele Ordner haben ebenfalls einen eher gegenteiligen Effekt.

Tipp 4: Das Übel bei der Wurzel packen – E-Mails mit Köpfchen verfassen

Ungenau oder unlogisch formuliert versendete Nachrichten bewirken, dass der verwirrte Empfänger mit einer Frage-Mail antwortet, die dann wiederum vom ursprünglichen Sender beantwortet werden muss. Ein nicht konkretisierter oder falsch vermittelter Sachverhalt kann so eine ganze Flut an Mails auslösen. Das kostet nicht nur allen Beteiligten Zeit, sondern auch Nerven. Daher sollte man sich lieber Zeit mit der Formulierung einer Mail geben, da hastig zusammengeschusterte Texte häufig nur noch mehr Arbeit machen. Als stummes Kommunikationsmittel muss man sich bei der E-Mail immer fragen, ob der Adressierte mit dem Geschriebenen eindeutig etwas anfangen kann. Dazu gehört schon die Wahl eines geeigneten Betreffs. Schwammige und nichtssagende Betreffzeilen erschweren die Wiederauffindbarkeit im Posteingang.

Tipp 5: Warum einfach, wenn es auch schwer geht? E-Mail Management ist oft gänzlich überflüssig

Die E-Mail ist schnell, sauber und geht leicht von der Hand. Im Geschäftsleben haben wir uns so sehr an sie gewöhnt, dass wir manchmal andere Kommunikationsformen vernachlässigen. Eine gute Methode, um seine Nachrichten besser managen zu können, ist so oft wie möglich auf sie zu verzichten. Gerade bei betriebsinternen Absprachen ist es manchmal sinnvoller sich kurz zusammenzusetzen oder zu telefonieren, als stundenlang Mails hin- und herzuschicken. Das löst Probleme mitunter stressfreier und sorgt für mehr Übersichtlichkeit im Posteingang.