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E-Mail schreiben: Mit diesen Tipps machen Sie alles richtig

eMail schreiben

E-Mails sind der meistgenutzte Kommunikationsweg im Internet. Trotzdem lässt die E-Mail-Netiquette oft zu wünschen übrig. Viele Internet-Experten meinen sogar, dass diese durch SMS und soziale Dienste wie beispielsweise Twitter aktuell eher abgenommen hat. Durch die Beachtung einiger simpler Regeln kann man E-Mail-Probleme jedoch gut vermeiden und bei seinen Mail-Partnern auch virtuell einen positiven Eindruck hinterlassen.

Optimale E-Mails: Kurz, knapp, präzise

Vor dem Versenden einer E-Mail empfiehlt sich eine Überlegung, ob das Medium für die übermittelten Informationen tatsächlich optimal ist. Die Faustregel lautet dabei: Kurz, knapp, strukturiert. Was sich auf maximal einer Seite nicht erläutern lässt, passt besser in ein angehängtes Dokument – ideal ist, wenn auf den Anhang auch im Mail-Text hingewiesen wird. Wichtig ist ein aussagefähiger Betreff – der Empfänger erhält pro Tag vermutlich eine größere Anzahl Mails und freut sich über diese Chance zum Priorisieren. Die meisten E-Mail-Programme bieten auch dem Absender die Möglichkeit, eine Wichtigkeitsstufe vorzugeben – wenn eine E-Mail eine “Urgent Flag” erhält, sollte dafür jedoch ein objektiver Grund vorhanden sein.

Auch eine E-Mail ist ein Brief

Eine E-Mail ist schnell abgeschickt – und verleitet so zu größerer Flüchtigkeit als herkömmlicher Schriftverkehr. Generell gelten für E-Mails trotzdem die gleichen Regeln wie für Briefe, also korrekte Rechtschreibung und Grammatik, situationsangemessene Höflichkeit und die Wahrung der Vertraulichkeit der Nachricht. Blind-Copys (bcc.) sollten nur dann verwendet werden, wenn sie durch den diskreten Umgang mit den E-Mail-Adressen der anderen Empfänger begründet und so für die Adressaten nachvollziehbar sind. Kettenbriefe, Massenmails, und – von Ausnahmen abgesehen – die Betätigung der “Allen Antworten”-Funktion sind tabu.

Anhänge – weniger ist oft mehr

Die Berücksichtigung einiger technischer Details macht den E-Mail-Verkehr ebenfalls komfortabler. E-Mails sollten beispielsweise immer im Text-Format – und nicht in HTML – geschrieben werden, um Kompatibilitäts- und Sicherheitsprobleme zu vermeiden. Große Dateianhänge blockieren möglicherweise ein ganzes Postfach – besser ist, sie mit einem ZIP-Programm zu komprimieren, zu splitten oder größere Datenmengen auf einem Web-Server zu hinterlegen.

Verwendung von Abkürzungen

Im privaten wie auch im geschäftlichen Bereich hat sich die Verwendung von bestimmten wiederkehrenden Abkürzungen durchgesetzt. Jedoch sollten diese mit bedacht verwendet werden, damit der Text lesbar bleibt und weniger bekannten Abkürzungen nicht Grund zum Rätseln geben oder zur falschen Interpretationen führen. Manchmal ist es auch ratsam beispielsweise mit der Grußformel “Mit freundlichen Grüßen” abzuschließen, statt mit “MFG” das Gefühl zu vermitteln, sich keine Zeit für die Erstellung der Mail genommen zu haben. Eine Liste von Abkürzungen finden Sie auf Wikipedia.