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E-Mails schreiben wie ein Profi mit dem E-Mail-Knigge! (Teil 3)

E-Mail Knigge Teil 3

Im digitalen Zeitalter sind Mails das elektronische Pendant zum klassischen Brief. Dementsprechend gibt es auch beim digitalen Schriftverkehr gewisse Regeln zu beachten. In Teil 1 und 2 unseres E-Mail-Knigge haben wir Ihnen bereits grundlegende Leitlinien zum Schreiben, Versenden und Weiterleiten von Mails gegeben. Um einen hohen Grad an Professionalität im geschäftlichen E-Mail-Verkehr zu gewährleisten, sollten Sie aber noch weitere Dinge beachten.

Regel #7: Die richtige Formatierung von E-Mails

Firmeninterne Kommunikation oder Schriftverkehr mit Bekannten unterliegt keinen festen Gestaltungsregeln. Demgegenüber werden Geschäftsmails mit normalen Briefen gleichgesetzt und sollten (müssen aber nicht) daher der Norm DIN 5008 entsprechen. Die Norm empfiehlt den typografisch korrekten Gebrauch von Satzzeichen, Schriftzeichen, Rechenzeichen sowie die farbliche und grafische Gestaltung von Schriftstücken, um sie übersichtlich und fachgerecht erscheinen zu lassen. So sollten Sie Ihre Mails, ausgenommen von der Signatur, in der gleichen Schriftart und -größe schreiben. Hervorhebungen sollten nur durch Fetten oder Kursivschrift, aber nicht durch Unterstreichungen gemacht werden. Zudem gehört zur DIN-Norm auch die Festlegung in Textblöcke, das heißt Briefkopf, Anschriftenfeld, Textfeld und Mailfuß sollten eingehalten werden. Daten sollten Sie in der Form „1. Januar 2020“ schreiben, Uhrzeiten mit Doppelpunkt, also „14:30 Uhr“. Die Regelung legt zudem die millimetergenauen Abstände der Zeilen fest. Da jeder Bildschirm und jeder Client Mails unterschiedlich groß anzeigt, ist diese Umsetzung kein Muss. Was aber notwendig ist: eine einheitliche Schriftfarbe. Zwar neigen Unternehmen dazu, vor allem in Signaturen ihre firmeneigenen Farben zu verwenden. Dies kann aber dazu führen, dass Ihre Mail im Spam landet.

Regel #8: Eine vollständige Signatur anlegen

Eine Geschäftsmail endet nicht bei der Grußfloskel am Ende. Eine Signatur, die alle Informationen und Kontaktdaten enthält, ist für den elektronischen Schriftverkehr dringend notwendig. Die Signatur lässt sich bei allen Mailprovidern und Clients einrichten, sodass sie automatisch angehangen wird. Damit sie von den Programmen auch als Signatur erkannt wird, sollten Sie sie mit einer Leerzeile sowie einem doppelten Bindestrich „–“ beginnen. Das hat den Vorteil, dass die Signatur bei mehrmaligem Kontakt nicht jedes Mal wieder zitiert wird. Nach der Grußformel wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder etwas lockerer „Beste Grüße aus Frankfurt“ folgt Ihr Name, Ihre Stellung im Unternehmen, Name und Adresse der Firma, Ihre Telefonnummer und Mailadresse. Optional sind die Website und der Facebook-Auftritt des Unternehmens. Bei Geschäftsmails und Rechnungen sind weitere Angaben durch die Signatur vorgegeben und somit Pflicht.

Dazu gehört der vollständige Name Ihrer Firma mit Geschäftsform, wie sie im Handelsregister eingetragen ist, also beispielsweise „GbR“ oder „GmbH“; sowie der Sitz der Gesellschaft und die Registrierungsnummer. Zu guter Letzt der Name des Geschäftsführers. Weil sich die Pflichtangaben je nach Geschäftsform unterscheiden, sollten Sie sich darüber bei der Handelskammer informieren.

Regel #9: Eine Abwesenheitsnotiz einrichten

Zwei Wochen lang in den Urlaub verschwinden ist das gute Recht jedes arbeitenden Menschen. Doch haben die Geschäftspartner ebenso ein Recht darauf zu wissen, wie lange sie auf eine Antwort von Ihnen warten müssen. Kümmert sich kein anderer um ihr Postfach, richten Sie eine Abwesenheitsnotiz ein. Diese automatisch versendete Antwortmail sollte positiv formuliert sein und auf jeden Fall eine Grußformel, das Datum Ihrer Rückkehr, eine Signatur sowie die vollständigen Kontaktdaten Ihrer Vertretung enthalten. Zudem sollten Sie Ihr Gegenüber informieren, ob Sie nach Ihrer Abwesenheit alle E-Mails bearbeiten oder ob wichtige Nachrichten noch einmal gesendet werden sollten, um nicht im Berg der digitalen Post unterzugehen. Abwesenheitsnotizen sollten Sie bereits bei einem Fernbleiben von mehr als zwei Tagen installieren.

Unsere dreiteilige Serie zum Thema E-Mailknigge endet mit diesem Beitrag. Wenn Sie die Regeln im Umgang mit E-Mails beachten, sind Sie auf der sicheren Seite.