Name/Branche
PLZ/Ort
DasÖrtliche
DasTelefonbuch
GelbeSeiten

E-Mails schreiben wie ein Profi – mit dem E-Mail-Knigge! (Teil 2)

E-Mail Knigge Teil 2

Im digitalen Zeitalter sind Mails das elektronische Pendant zum klassischen Brief. Dementsprechend gibt es auch beim digitalen Schriftverkehr gewisse Regeln zu beachten. Im ersten Teil des E-Mail-Knigges haben wir Ihnen bereits gezeigt, wie eine angemessene Mailadresse aussehen soll, wie man den Betreff korrekt formuliert und wie man den richtigen Adressaten auswählt. Doch bei Geschäftsmails gibt es noch weitere Aspekte zu beachten, um beim Gegenüber einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.

Regel #4: Die korrekte Anrede wählen

Eine Geschäftsmail ist nichts anderes als ein Brief in elektronischer Form. Folgerichtig sollten Sie die Anrede dementsprechend förmlich formulieren. Mit dem bewährten „Sehr geehrte(r) Herr / Frau“ machen Sie bei einem Erstkontakt nichts falsch. Hatten Sie bereits E-Mail-Verkehr, können Sie auch auf „Guten Tag“ oder „Hallo“ zurückgreifen. Beim letzteren obliegt es Ihrer Einschätzung, ob das Verhältnis bereits locker genug ist, um diese Grußformel zu verwenden. „Guten Morgen“ lässt sich übrigens immer einsetzen, egal ob förmlich oder freundschaftlich. Trägt der Empfänger der E-Mail einen akademischen Grad, so sollten Sie diesen bei der Begrüßung auch komplett ausgeschrieben verwenden – tun Sie dies nicht, könnten Sie Ihrem Gegenüber damit auf den Schlips treten. Der Titel ersetzt die Geschlechtsanrede, das heißt Sie schreiben „Sehr geehrter Professor Müller“. Welche korrekten Anreden Sie für Würdenträger, Amtsinhaber oder Adelige nutzen sollten, erfahren Sie auf den Seiten des Bundesinnenministeriums.

Regel #5: Weiterleiten von E-Mails

E-Mails ungefragt weiterzuleiten ist sowohl im privaten als auch im geschäftlichen Verkehr nicht nur unhöflich, sondern teilweise verboten. Wenn Sie vertrauliche Mails aus dem Büro an Ihre Privatadresse oder an unternehmensfremde Dritte senden, kann dies aufgrund des Datengeheimnisses rechtliche Konsequenzen mit sich ziehen, selbst wenn dies im Arbeitsvertrag nicht explizit geregelt ist. Arbeitgeber und -nehmer stehen in einem Vertrauensverhältnis, das auch beim Schriftverkehr nicht gebrochen werden darf. Dies gilt vor allem für personenbezogene Daten. Wer also beispielsweise bei einem Pharmakonzern arbeitet, darf keinesfalls die Namen von Patienten an das heimische Mailkonto senden. Viele Unternehmen setzen deshalb eine entsprechende Klausel in ihre Signatur. Das interne Weiterleiten innerhalb eines Unternehmens hingegen ist größtenteils zulässig. Schreiben Sie also an eine Firma, kann diese Ihre Mail an den entsprechenden Mitarbeiter weitersenden. Im Büroalltag gestaltet sich die Praxis unterschiedlich. Je nach Branche haben Arbeitgeber kein Problem damit, wenn ihre Angestellten die Arbeit – und damit auch die Mails – mit nach Hause nehmen. Am besten Sie sichern sich ab, indem Sie Ihren Vorgesetzten darüber informieren.

Regel #6: Das Verwenden von Abkürzungen und Smileys

Auch wenn Sie bei der elektronischen Post schnell dazu verleitet werden, die korrekte Schreibweise schleifen zu lassen, sollten Sie stets bedenken, dass es sich bei E-Mails um ihre digitalen Visitenkarten handelt. Mails sind keine SMS – Abkürzungen sollten Sie daher vermeiden. Sie dürfen nicht davon ausgehen, dass Ihre Geschäftspartner Akronyme wie „MfG“ (Mit freundlichen Grüßen) oder „FYI“ (For Your Information) verstehen. Ein ausgeschriebenes „Zu Ihrer Information“ ist professioneller und verständlicher. Anders ist es bei branchenüblichen Abkürzungen, beispielsweise Eigennamen im technischen Bereich. Wenn Sie in der Automobilbranche tätig sind und statt „BMW“ immer den vollen Namen „Bayrische Motoren Werke“ ausschreiben, denkt Ihr Gegenüber, Sie trauen ihm dieses Wissen nicht zu. Während Abkürzungen also in einigen Fällen möglich sind, sollten Sie Smileys in E-Mails komplett vermeiden. Ein trauriges Emoticon lässt sich genauso gut mit den Worten „Das hatte ich mir anders vorgestellt“ ausdrücken, ohne dass Sie von Ihrem Geschäftspartner als unreif deklariert werden.

Im nächsten Teil beschäftigen wir uns mit der richtigen Formatierung von E-Mails, dem Verfassen einer Signatur und der Einrichtung einer Abwesenheitsnotiz.