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E-Mails schreiben wie ein Profi – mit dem E-Mail-Knigge! (Teil 1)

E-Mail-Knigge Teil 1

Im digitalen Zeitalter sind Mails das elektronische Pendant zum klassischen Brief. Und genauso wie man bei letzterem schon automatisch gewisse formale Regeln beachtet, empfiehlt es sich auch bei der schriftlichen Kommunikation im Netz bestimmte Codes zu befolgen. Erst recht, wenn es sich nicht um private Nachrichten, sondern um geschäftliche Korrespondenz handelt. In unserer Serie E-Mail-Knigge zeigen wir Ihnen, wie Sie garantiert einen professionellen Eindruck hinterlassen.

Regel #1: Angemessene E-Mail-Adresse wählen

Die Feinheiten der Mail-Kommunikation beginnen schon, bevor Sie die eigentliche Nachricht geschrieben haben. Denn was sieht der Empfänger in der Regel neben dem Betreff zuerst? Den Absender beziehungsweise dessen E-Mail-Adresse. Eine Adresse ist immer nach demselben Schema aufgebaut: Im lokalen Teil, der vor dem @ steht, wählt der Nutzer einen Namen, um vom E-Mail-Provider eindeutig als Adresse zugeordnet werden zu können. Der sogenannte globale Teil, der hinter dem @ steht, umfasst dann die dazugehörige Domain. Insofern man keine eigene Webseite betreut oder eine eigene Serveradresse besitzt, hat man auf den globalen Teil keinen Einfluss. Adressen, die auf beispielsweise @gmx.de, @web.de oder @gmail.com enden, sind von den Providern so vorgegeben und werden auch allgemein akzeptiert. Durchaus gut durchdenken sollte man allerdings den lokalen Teil. Wer seine Bewerbung an ein seriöses und angesehenes Unternehmen als „mausi123@“ oder „hiphophans@“ verschickt, erntet mitunter schon hier heftiges Kopfschütteln und riskiert, ungelesen in den Papierkorb zu wandern. Abhilfe können da zwei verschiedene Adressen schaffen – eine für den privaten Gebrauch, eine für den geschäftlichen.

Regel #2: Eindeutigen Betreff formulieren

Ist die Hürde mit der Adresse genommen, kann man endlich die gewünschte Nachricht schreiben. Doch halt! Erst die Zeile mit dem Betreff aussagekräftig füllen. Bleiben wir beim Beispiel mit der Bewerbung, reicht der Betreff „Bewerbung“ nicht wirklich aus. Gehen wir von einem größeren Unternehmen aus, das womöglich mehrere Stellen für verschiedene Zeiträume zu vergeben hat, so ermöglicht der Betreff „Bewerbung“ keine eindeutige Zuordnung und geht womöglich in der Flut anderer Bewerbungen unter. Je präziser man formuliert, desto schneller kann das Unternehmen ihre Nachricht verarbeiten und auch wiederfinden. Denn nicht jede Mail kann sofort gelesen geschweige denn beantwortet werden. Sucht der Personaler zu einem späteren Zeitpunkt noch nach einem passenden Kandidaten, erleichtert ein eindeutig formulierter Betreff die Arbeit und erhöht damit Ihre Chancen. Bei häufiger Korrespondenz zu einem Sachverhalt sollte der Betreff ebenfalls angepasst werden. Geht es um das Zustandekommen eines Vertrags, könnten die einzelnen Mails die Titel „Anfrage“, „Angebot“, „Gegenangebot“ und „Vertragsbestätigung“ heißen, statt nur den ursprünglichen Betreff automatisch um mehrere „re“ (für Response/Reply) zu erweitern.

Regel #3: Den oder die richtigen Adressaten wählen

Abgesehen davon, dass man die Adresse logischerweise richtig schreiben sollte, um eine Nachricht erfolgreich zu verschicken, sollte gut überlegt sein, wer die Mail noch und in welcher Form erhält. Die korrekte Verwendung der Funktionen CC (von Carbon Copy) und BCC (Blind Carbon Copy) ist hier von Bedeutung. In CC gesetzte Personen sind auch für den eigentlichen Adressaten einsehbar, in BCC gesetzte Empfänger nicht. Dies ist vor allem hinsichtlich des Datenschutzes wichtig. Soll der Empfängerkreis nichts voneinander wissen, können auch sämtliche Adressaten in BCC gesetzt werden. Generell sollte man beachten, wen man mit einer Nachricht „belästigt“, oder ob es Sinn ergibt, dass mehrere gleichrangige Personen eine Mail bekommen, um sicherzugehen, dass sie definitiv von jemandem bearbeitet werden kann.

Im nächsten Teil beschäftigen wir uns mit der korrekten Anrede, dem Weiterleiten von Mails und der Verwendungen von Abkürzungen und Smileys.