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De-Mail: Alle Infos zur digitalen Brief-Alternative

DeMail

Dank E-Mails können Dokumente und Informationen heutzutage schnell und ressourcensparend von A nach B transportiert werden. Doch wie kann man garantieren, dass die Nachricht nicht in falsche Hände gerät oder überhaupt versendet wurde? Eine Frage, die auch das Bundesministerium des Inneren bis 2011 beschäftigte. Herausgekommen ist dabei die De-Mail.

Die De-Mail als Gegenstück zum herkömmlichen Brief

Die moderne Kommunikation erfolgt heutzutage in der Regel elektronisch. Nicht nur im privaten Bereich, sondern vor allem in der Wirtschaft und der Verwaltung. Neben den vielen Vorteilen, die der Versand von E-Mails zweifelsohne hat, wurde es allerdings immer problematisch, wenn es um vertrauliche Nachrichten ging oder der Versand beziehungsweise der Erhalt einer Mail als rechtliche Absicherung herhalten musste. Daher entwickelte man auf Bundesebene ein neues Kommunikationsmittel, das diese Schwachstellen ausmerzen sollte. Die De-Mail beruht im Grunde auf der Funktionsweise gewöhnlicher E-Mails, wird aber auf besondere Art verschlüsselt und für beide Kommunikationspartner nachweisbar verschickt. Die Versandinformationen lassen sich dabei jederzeit abrufen. Außerdem sorgt eine spezielle Chiffrierung dafür, dass versendete Nachrichten nicht von Dritten abgefangen werden können. Letztendlich stellt die De-Mail damit das Gegenstück zum herkömmlichen Briefverkehr dar. Auch hier kann man neben dem Standardversand die Option Einschreiben wählen. Rechtlich festgehalten wurden die Bestimmungen zur De-Mail im gleichnamigen Gesetz vom 28. April 2011.

Schnupperangebote bei den privaten Anbietern nutzen

In diesem wurde unter anderem festgelegt, dass die Bereitstellung und Verwaltung des neuen Kommunikationsmittels nicht vom Bund getragen wird, sondern durch private Anbieter erfolgt. Die Akkreditierung erhalten haben bislang unter anderem die Deutsche Telekom AG, sowie die 1&1 Mail and Media GmbH, deren Tochtergesellschaften GMX und Web.de ebenfalls zu den führenden Mail-Diensten in Deutschland gehören. Da sich nur Nutzer von De-Mail Nachrichten schicken können, ist deren Verbreitung noch relativ gering. Dementsprechend versuchen die meisten Anbieter derzeit Neukunden mit Willkommensangeboten zu locken. So erhält man für die Registrierung bei der Telekom momentan einen Zalando-Gutschein, während bei GMX immerhin zehn De-Mails im Monat gratis verschickt werden können. Die Kontoführung ist bei allen Anbietern für gewöhnlich kostenlos. Der Standard-De-Mail-Versand schlägt anbieterübergreifend mit 0,39 € zu Buche. Zusatzleistungen wie die Versandoption „Einschreiben“ kosten bei anderen Anbietern als der Telekom mitunter das Doppelte. Nicht zu verwechseln ist die De-Mail mit dem ebenfalls erst vor kurzer Zeit eingeführten Siegel „E-Mail made in Germany“, das zwar auch von den genannten Marktführern im E-Mail-Bereich verwendet wird, aber lediglich anzeigt, dass für den Mailverkehr deutsche Server genutzt werden und das deutsche Datenschutzrecht Anwendung findet.

Fristgerecht und günstig Anträge per De-Mail abschicken

Ursprünglich wurde die De-Mail konzipiert, um den Material- und Zeitaufwand für die Kommunikation innerhalb von Verwaltungen zu reduzieren. Schnell etablierte sich deshalb der Beiname „Behörden-Mail“. Natürlich ist der amtliche Nutzen nicht von der Hand zu weisen, zumal man damit zusätzlich einer seit 2009 geltenden EU-Dienstleistungsrichtlinie nachkommt. Dennoch sollten Privatpersonen und Unternehmen nicht vorschnell über die De-Mail urteilen. Die De-Mail vereint die Vorzüge einer Mail mit dem rechtlichen Status eines Briefs. Das bedeutet, dass im Prinzip jegliche Kommunikation mit öffentlichen Ämtern über diesen Dienst erfolgen kann. Dies ist insbesondere bei der fristgerechten Abgabe von Formularen und Anträgen eine interessante Alternative. Denn der Versand kann von jedem Ort mit Internetanschluss erfolgen, die Nachricht erreicht den Zielort deutlich schneller als über den Postweg und kostet den Absender obendrein sogar noch weniger als ein Brief. Unternehmen können (der eindeutigen Identifizierung im De-Mail-Verkehr sei dank) Vertragsabschlüsse oder wichtige Dokumente wie Gehaltsnachweise rechtlich abgesichert Kunden und Mitarbeitern zukommen lassen.

Nach der Identifikation direkt losmailen

Zur Nutzung von De-Mail sind nur ein paar einfache Schritte notwendig. Zunächst registriert man sich beim Anbieter seiner Wahl als Neukunde oder verwendet sein vorhandenes Mail-Konto, um es für De-Mail zuzulassen. Bitte beachten: Unter Umständen verknüpfen Anbieter die Nutzung von De-Mail an die Registrierung eines herkömmlichen Mail-Postfachs. Im Anschluss wählt man je nach Verfügbarkeit seine persönliche De-Mail-Adresse. Abschließend muss die eigene Identität bestätigt werden. Dies kann beispielsweise online mithilfe des neuen Personalausweises oder über Partnergeschäfte der Anbieter geschehen. Gutes Feature: Der „Home Ident Service“ der Telekom schickt einen mobilen Mitarbeiter zum Kunden und erledigt die Identifikation vor Ort.

De-Mail: Nicht verträglich mit E-Mails – und auch kaum sicherer?

Dass die De-Mail noch nicht bei allzu vielen Internetnutzern angekommen ist, liegt wahrscheinlich an wenigen, dafür aber prägnanten Punkten. An erster Stelle zu nennen ist die Tatsache, dass De-Mails nicht kompatibel mit „einfachen“ E-Mails sind. Will heißen: Wer über ein normales digitales Postfach verfügt, kann keine Nachrichten an De-Mail-Besitzer schicken und umgekehrt. Auch das Empfangen von De-Mails funktioniert mit einem normalen Postfach nicht, da es sich um zwei unterschiedliche, voneinander getrennte technische Systeme handelt. Dieser Umstand verringert den Nutzerkomfort natürlich drastisch, gerade wenn es um wenig brisante Nachrichten privaten Inhalts geht. Hinzu kommt, dass die außergewöhnliche Sicherheit der De-Mails nicht ganz wie versprochen ausfällt. Insbesondere die sogenannte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung steht im Fokus. Diese Verschlüsselungstechnik sichert neben dem eigentlichen Transportkanal auch die Inhalte einer De-Mail, entschlüsselt wird erst durch den Empfänger. Allerdings müssen sowohl Sender als auch Empfänger dafür eine spezielle Software installiert haben, weshalb diese Verschlüsselungsart wohl bis heute nicht gesetzlich vorgeschrieben ist. Ohne diese Verschlüsselung sind De-Mails nach Ansicht vieler Experten kaum sicherer als normale Mails, wenn man sich erst einmal Zugang zum Transportkanal oder den Provider-Servern verschafft hat.

Fazit

De-Mails sind eine erhebliche Erleichterung im Arbeitsalltag, sind doch Briefmarken für viele schließlich Schnee von gestern. Auch in punkto Schnelligkeit ist die De-Mail Spitzenreiter im Vergleich zum herkömmlichen Brief, da Dokumente innerhalb weniger Sekunden beim Empfänger eintreffen. Überdies verfügen De-Mails über einen eingebauten Schutz vor Viren, Trojanern und Spam. Doch es gibt immer zwei Seiten einer Medaille. So gilt als großer Nachteil von De-Mails, dass diese nicht mit einem herkömmlichen E-Mail-Konto kompatibel sind. Sender und Empfänger müssen also über ein De-Mail-Postfach verfügen. Zudem kann es Probleme bei der rechtlichen Zustellsicherheit geben, etwa wenn der Empfänger ein amtliches Dokument mit Fristsetzung erhält aber sein Postfach nicht regelmäßig checkt. Als offiziell zugestellt gilt es von Seiten der Behörden in jedem Fall. Ausbaufähig ist De-Mail auch im Hinblick auf die internationale Nutzbarkeit. Derzeit ist De-Mail nämlich nur in Deutschland verfügbar.